MAKALAH PERENCANAAN SDM

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva’i( 2004:35) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya ,maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang”.
Oleh karena itu disini diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Berdasarkan studi dari Laporan Pembangunan Manusia Global 2002 (UNDP 2002) terhadap 173 negara di dunia, diketahui bahwa kinerja pendapatan per kapita tertinggi adalah dari negara Luxembourg yaitu sekitar $US 50 ribu ($US 50,061) dan terendah (pendapatan per kapita terrendah) adalah dari negara Sierra Leone yaitu $US 490. Hal ini berarti secara kasar dapat disimpulkan bahwa pendapatan per kapita penduduk NTT yang sebesar $US 200-an—katakanlah berkisar $US 200 - $US 300, masih lebih rendah dari pada pendapatan per kapita penduduk negara termiskin di dunia (Sierra Leone) yang sebesar $US 490.

Berdasarkan studi dari Laporan Pembangunan Manusia Indonesia 2001 (BPS, BAPPENAS, dan UNDP 2001) diketahui bahwa kinerja pendapatan per kapita tertinggi (PDRB real per kapita—tanpa minyak dan gas) pada lingkup provinsi di Indonesia adalah dari Provinsi DKI Jakarta yaitu Rp 5.943.000 per tahun atau Rp 495.250 per bulan dan terendah  adalah dari Provinsi Nusa Tenggara Timur yaitu Rp 712.000 per tahun atau Rp 59.333 per bulan, atau hanya sekitar 12 persen daripada  pendapatan per kapita penduduk DKI Jakarta.  Kinerja pendapatan per kapita di Nusa Tenggara Timur adalah yang paling rendah (paling buruk) di Indonesia.  Kinerja pendapatan per kapita lingkup kabupaten/kota  tertinggi (PDRB real per kapita—tanpa minyak dan gas) adalah dari Kota Madya Jakarta Pusat (Provinsi DKI Jakarta) yaitu   Rp 15.820.000 per tahun atau Rp 1.318.333 per bulan dan terrendah adalah dari Kabupaten Timor Tengah Selatan (Provinsi Nusa Tenggara Timur) yaitu Rp 497.000 per tahun atau Rp 41.417 per bulan, atau hanya sekitar 3,14 persen daripada pendapatan per kapita penduduk Jakarta Pusat.  Terdapat dua kabupaten di NTT yang memiliki kinerja pendapatan per kapita terrendah di Indonesia (ranking 293 dan 294 dari 294 kabupaten yang dipelajari), yaitu Kabupaten Timor Tengah Selatan (pendapatan per kapita Rp 497.000 per tahun ranking 294 dari 294 kabupaten di Indonesia) dan Kabupaten Sumba Barat (pendapatan per kapita Rp 501.000 per tahun ranking 293 dari 294 kabupaten di Indonesia).

B. Rumusan Masalah

1.      Perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM).

2.      Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM

3.      Manfaat perencanaan SDM.

4.      Tujuan perencanaan SDM.

5.      Proses yang terjadi di Perencanaan SDM

6.      Sistem dalam Perencanaan SDM.

C.    Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM).

2.      Untuk Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM.

3.      Agar mengetahui manfaat perencanaan SDM.

4.      Agar memahami Sisitem-sistem yang terjadi dalam Perencanaan SDM

BAB II

ANALISIS PERMASALAHAN

A.    Pengertian

Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses sistematis yang digunakan untuk memprediksi permintaan dan penyediaan SDM di masa mendatang. Melalui program perencanaan SDM yang sistematis dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap periode tertentu seingga dapat membantu bagian SDM dalam perencanaan rekrutmen, seleksi, serta pendidikan dan pelatihan.

Rencana jangka pendek dan panjang telah ditentukan terutama hrus dilaksanakan oleh manusia ada dalam organisasi. Jika SDM yang melaksanakan rencana organisasi tersebut tidak sesuai dengan kualifikasi dan jumlah yang dibutuhkan maka tidak akan berhasil. Perencanaan SDM merupakan elemen yang penting dalam mengembangkan “Stategic Planing” karena merupakan keputusan organisasi yang memuat tentang apa yang akan dicapai sesuai misi organisasi dan bagai mana cara yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut.

Perencanaan merupakan kegiatan atau proses yang sangat penting dalam organisasi, termasuk dalam manajemen SDM sebab perencanaan merupakan persyaratan pelaksanaan kegiatan yang harus dilakukan. Perencanaan mengembangkan “focus” dan “fleksibilitas” suatu organisasi yang memiliki focus untuk mengetahui apa yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan.

“Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan” (Robert L.Mathis dan Jhon H.Jackson;2001)

B.     Pentingnya Perencanaan Sumber daya Manusia

1.      Tingkar perorangan

Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena perencanaan dapat membantu meningkatkan ketrampilan. Kepuasan individu dapat lebih mudah dicapai melalui perencanaan karier yang terarah.

2.      Tingkat perusahaan

Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif.

3.      Tingkat nasional

Masalah sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman, dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat berperan dalam industry akhir-akhir ini sangat membutuhkan sumber daya manusian yang lebih terampil dalam bidang iptek, manajerial dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Sangat perlu disiapkan sumber daya-sumber daya yang berkualitas dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab social yang tinggi.

C.    Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan Sumber daya Manusia

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain: (Handoko, 1997, p. 55-57)

1.      Lingkungan Eksternal

Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.

a)      Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

b)      Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.

c)      Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

d)     Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

2.       Keputusan-keputusan Organisasional

 Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.

a)      Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh.
Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.

b)      Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategimenjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

c)      Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.

d)     Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru

e)      Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3.      Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

D.    Manfaat Perencanaan Sumber daya Manusia

Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain: (Fitzal Rivai, 2004,)

1.      Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:

a)      Jumlah karyawan yang ada

b)      Berbagai kualifikasiny

c)      Masa kerja masing-masing karyawan

d)     Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan form   maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti

e)      Bakat yang masih perlu dikembangkan

f)       Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan

2.      Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

3.      Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.

4.      Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.

5.      Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.

6.      Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian.
Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:

a)      Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya.

b)      Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.
Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut.

7.      Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik

8.      Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.

9.      Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.

E.     Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut Drs. Malayu. S.P. Hasibuan, Adapun tujuan perencanaan sumber daya manusia menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan ) yaitu :

1.      Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2.      Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3.      Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas

4.      Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

5.      Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6.      Untuk menjadi pedoman dalam menetapkna program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

F.      Peramalan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Peramalan penawaran SDM bertujuan memprediksi jumlah permintaan dan penawaran karyawan di waktu yang akan datang baik secara kuantitas maupun kualitas.

Sumber daya manusia harus memilih metode yang paling sesuai untuk menjawab permasalahan organisasi. Factor-faktor di bawah ini dapat dijadikan pertimbangan dalam memilih metode peramalan :

1)      Stability dan certainty

2)      Ketersediaan data

3)      Jumlah karyawan

4)      Ketersediaan sumber daya

5)      Kreibilitas manajeme

6)      Jangka waktu

Berikut beberapa teknik peramalan yang dapat direkomendasikan pada organisasi.

1.      Teknik Delph

2.      Ekstrapolasi

3.      Analisis computer

4.      Indeksasi

5.      New venture analysis

6.      Analisis markov

G.    Tahap atau Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

1)      Analisi factor penyebab perubahan

2)      Peramalan kebutuhan

3)      Penentuan kebutuha

4)      Analisis ketersediaan

5)      Mungkin S<D,5>D,S=D

6)      Implementasi program

H.    Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

1)      Penyusunan Anggaran Sumber Daya Manusia

Merupakan kegiatan memeadukan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Penyusunan anggaran tenaga kerja ini disebut pula dengan penyusunan informasi. Datam penyusunan informasi perlu diperhatina :

a)      Dasar penyusunan formasi

b)      System penyusunan formasi

c)      Analisis kebutuhan tenaga kerja

d)     Anggaran belanja pegawai

2)      Penyusunan Program Tenaga Kerja

Merupakan kegiatan-kegiatan untuk mengisi formasi yang meliputi program pengadaan tenaga kerja, promosi jabatan pegawai, pelatihan dan pengembangan pegawai, pengembangan karier, program pemeliharaan pegawai dan program pemberhentian pegawai.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Perencanaan merupakan kegiatan atau proses yang sangat penting dalam organisasi, termasuk dalam manajemen SDM sebab perencanaan merupakan persyaratan pelaksanaan kegiatan yang harus dilakukan. Perencanaan mengembangkan “focus” dan “fleksibilitas” suatu organisasi yang memiliki focus untuk mengetahui apa yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan.

Manajemen perlu menyeimbangkan antara fungsi perencanaan sumber daya manusia dengan fungi-fungsi yang lain agar sasaran organisasi tercapai secara keseluruhan.

B.     Saran

Hal Yang paling penting di dalam suatu perusahaan adalah Perencanaan SDM, sehingga hal yang harus dan penting untuk diperhatikan adalah Perencanaan SDM. Perencanaan SDM yang baik akan menentukan tingkat kemapanan suatu perusahaan.

Mungkin sedikit saran dari penulis, :

a)      SDM yang saat ini tersedia bisa di dayagunakan secara baik sehingga meningkatkan kualitas Perusahaan.

b)      Visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan.

c)      Perusahaan harus bisa melakukan pengadaan karyawan secara ekonomis.
Mungkin inilah yang diwacanakan pada penulisan  meskipun penulisan ini jauh dari sempurna minimal kita mengimplementasikan tulisan ini

Daftar Pustaka

Rahmawati Ike Kusdayah. 2008 . Manajemen Sumber Daya Manusia.Yogyakarta: CV.ANDI

Hasibuan, Malayu S.P. 1989. Manajemen, Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta : CV Haji Masagung

Mangkunegara Anwar Prabu. 2008 . Manajemen Sumber Daya Perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya