MAKALAH PENERAPAN MANAJEMEN INFORMASI PT. INDOFOOD

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Manajemen sistem informasi (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Manajemen sistem informasi dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Sistem Informasi sangat memperngaruhi keberhasilan maupun kegagalan tujuan bisnis dari suatu perusahaan. Selain faktor sumber daya manusia, manajemen sistem informasi sangat penting implementasinya karena bekerja secara sinergis agar dapat melakukan minimalisasi sumber daya namun menghasilkan output maksimal. Selain itu, implementasi SIM ini di suatu perusahaan atau organisasi akan mengurangi resiko kegagalan terutama saat penggunaan sumber daya.

Sebagaimana yang kita ketahui, sistem informasi memegang peranan penting apalagi di jaman yang serba canggih ini. Hampir di semua lini kehidupan sudah menggunakan aplikasi ini. Mengapa? Di jaman yang globalisasi dan digital ini, semua perangkat kehidupan banyak ditopang oleh aplikasi ini sebagai alat bantu, seperti: sistem scanner dibidang kedokteran, perbankan, teknologi hingga sistem keamanan yang semuanya sangat tergantung pada piranti lunak (software) dan piranti keras (hardware) ini. Tentu ada kekurangan-kekurangannya disamping ada kelebihannya. Ketelitian, akurat dan hemat tenaga adalah kelebihan dari penggunaan sistem informasi ini. Namun kekurangannya, bila terjadi error bisa berakibat fatal, deleting data bahkan adanya pencurian data yang tentunya sangat merugikan baik pihak perusahaan maupun organisasi yang berkepentingan.

Fungsi dari manajemen sistem informasi itu adalah:

1.      Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi ini yang berupa piranti keras (hardware) yaitu computer atau laptop, meliputi: instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan prosedur. Sedangkan Sistim Informasi itu sendiri dapat dikategorikan dalam empat bagian:

1.      Manajemen sistem informasi

2.      Sistem Pendukung Keputusan

3.      Sistem Informasi Eksekutif

4.      Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

B.     Tujuan Pembuatan Makalah

Menganalisi implementasi dari penerapan manajemen sistem informasi pada perusahaan dan pengaruhnya terhadap keberhasilan serta kegiatan proses produksi untuk mencapai target perusahaan.

BAB II

TUJAUN TEORI

A.    Landasan Teori

Menurut James O’Brien (2008) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Informasi adalah data yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna bagi pengguna akhir tertentu. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia bergantung pada sistem informasi untuk melakukan komunikasi dengan peralatan fisik (hardware), instruksi pemrosesan informasi atau prosedur (software), jaringan komunikasi (network), dan data (data resources). T.Hani Handoko (1997) mendefinisikan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Sedangkan menurut George R. Terry (1986) bahwa manajemen adalah merupakan proses yang terdiri dari tindakan-tindakan, perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan, yang di lakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah di tetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber yang lain.

B.     Peran Utama Sistem Informasi

Menurut O’Brien terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu

1.      Mendukung proses bisnis dan operasional

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai

2.      Mendukung pengambilan keputusan.

Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3.      Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar.

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi

1.      Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

2.      Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.      Manajemen sistem informasi persediaan (inventory management information systems).

4.      Sistem informasi personalia (personal information systems).

5.      Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

6.      Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

7.      Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

8.      Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

9.      Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

10.  Sistem informasi analisis software

11.  Sistem informasi teknik (engineering information systems).

C.    Manfaat Sistem Informasi

1.      Manfaat sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008)

2.      Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagian keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran, dan sumber daya manusia.

3.      Untuk meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan produktivitas pekerja, memberikan pelayanan dan kepuasan pelanggan.

4.      Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis.

5.      Untuk mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif dan sebagai sebuah keuntungan strategik dalam menghadapi persaingan global.

6.      Sebagai komponen utama dalam sumber daya infrastruktur dan kehandalan jaringan bisnis masa kini.

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Pembahasan

Mengingat begitu pentingnya peranan dari organisasi manajeman sistem informasi, maka sudah sewajarnya semua lini perusahaan menerapkan manajemen sistem informasi demi efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan dalam mencapai target perusahaannya. Kita bisa membandingkan, tingkat efektifitas kinerja perusahaan antara 2 perusahaan antara yang menggunakan manajemen sistem informasi dengan perusahaan yang masih menganut sistem kontemporer/konservatif.
Makalah ini menyajikan studi kasus tentang penerapan manajeman sistem informasi di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. (dahulu PT. Indofood Sukses Makmur Tbk, PT Gizindo Primanusantara, PT Indosentra Pelangi, PT Indobiskuit Mandiri Makmur, dan PT Ciptakemas Abadi) (IDX: ICBP) merupakan produsen berbagai jenis makanan dan minuman yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1990 oleh Sudono Salim dengan nama Panganjaya Intikusuma yang pada tahun 1994 menjadi Indofood. Perusahaan ini mengekspor bahan makanannya hingga Australia, Asia, dan Eropa. Sejarah dari PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk dahulu mencapai kesepakatan denangan perusahaan asal Swiss, Nestle S.A, untuk mendirikan perusahaan joint venture yang bergerak di bidang manufaktur, penjualan, pemasaran, dan distribusi produk kuliner di Indonesia maupun untuk ekspor. Kedua perusahaan sama-sama memiliki 50% saham di perusahaan yang diberi nama PT Nestle Indofood Citarasa Indonesia. Baik ISM maupun Nestle percaya, mereka dapat bersaing secara lebih efektif di Indonesia melalui penggabungan kekuatan dalam bentuk perusahaan dan tim yang berdedikasi untuk itu. Menurut Anthoni Salim, Dirut & CEO ISM, pendirian usaha patungan ini akan menciptakan peluang untuk memanfaatkan dan mengembangkan kekuatan yang dimiliki kedua perusahaan yang menjalin usaha patungan tersebut. Dalam kerjasama ini, ISM akan memberikan lisensi penggunaan merek-mereknya untuk produk kuliner, seperti Indofood, Piring Lombok, dan lainnya kepada perusahaan baru ini. Sementara itu, Nestle memberikan lisensi penggunaan merek Maggi-nya. Perusahaan patungan ini diharapkan akan memulai operasinya pada 1 April 2005.

Dalam beberapa dekade ini PT Indofood Sukses Makmur Tbk (“Indofood” atau “Perseroan”) telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, mulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang tersedia di pasar. Kini, Indofood dikenal sebagai perusahaan yang mapan dan terkemuka di setiap kategori bisnisnya. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Indofood memperoleh manfaat dari ketangguhan model bisnisnya yang terdiri dari empat Kelompok Usaha Strategis (“Grup”) yang saling melengkapi sebagai berikut:

1.      Produk Konsumen Bermerek (“CBP”). Kegiatan usahanya dilaksanakan oleh PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk (“ICBP”), yang sahamnya tercatat di Bursa Efek Indonesia (“BEI”) sejak tanggal 7 Oktober 2010. ICBP merupakan salah satu produsen makanan dalam kemasan terkemuka di Indonesia yang memiliki berbagai jenis produk makanan dalam kemasan. Berbagai merek produk ICBP merupakan merek–merek yang terkemuka dan dikenal di Indonesia untuk makanan dalam kemasan.

2.      Bogasari, memiliki kegiatan usaha utama memproduksi tepung terigu dan pasta. Kegiatan usaha Grup ini didukung oleh unit perkapalan dan kemasan.

3.      Agribisnis. Kegiatan operasional di bidang agribisnis dijalankan oleh PT Salim Ivomas Pratama Tbk (“SIMP”) dan PT PP London Sumatra Indonesia Tbk (“Lonsum”), yang sahamnya tercatat di BEI, serta merupakan anak perusahaan Indofood Agri Resources Ltd. (“IndoAgri”), yang sahamnya tercatat di Bursa Efek Singapura. Kegiatan usaha utama Grup ini meliputi penelitian dan pengembangan, pembibitan, pemuliaan dan pengolahan kelapa sawit hingga produksi dan pemasaran minyak goreng, margarin dan shortening bermerek. Di samping itu, kegiatan usaha Grup ini juga mencakup pemuliaan dan pengolahan karet dan tebu serta tanaman lainnya.

4.      Distribusi, memiliki jaringan distribusi yang paling luas di Indonesia. Grup ini mendistribusikan hampir seluruh produk konsumen Indofood dan anak–anak perusahaannya, serta berbagai produk pihak ketiga
Perusahaan, yang juga beroperasi di China dan Nigeria menjual lebih dari 8 miliar paket mie instant tiap tahunnya. Disamping beberapa variasi porduk antara lain snack,kecap, bumbu penyedap, makanan bayi dan soft drink. Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar kedepannya membuat Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Perbedaan varian dari mie instant harus berisi bumbu yang tepat yang diproduksi oleh Food Ingredient Division (FID).Setiap divisi harus menyesuaikan rencana produk (Production Plans) mereka sehingga akan selalu tersedia segala jenis bumbu yang dibutuhkan oleh berbagai varian dari mie instant. Pada waktu yang sama, mereka harus menjaga agar persediaan di gudang seminimal mungkin. Hanya aplikasi ERP yang dapat membuat hal itu dapat diatur dan dijadwalkan dengan sebaik mungkin. Dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensi bisnis, Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance Plannerand Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM) dan mySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAPBW).

Ketika memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara lain reliability, scalability dan kemudahan manajemen. Dengan melihat criteria itu, terpilihlah IBM iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries memiliki keamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam mendukup SAP, dan membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi nilai dari solusi SAP. Ketika Indofood memperluas inti dari system SAP R/3 untuk memasukkan SAP BWdan SAP APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti platform server. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM BD2 Database Management. iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memiliki kemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis jika kami tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan virtually trouble-free operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai dengan kriteriakami yaitu scalability, reliability, dan maintainability.

B.     Faktor-Faktor Keberhasilannya adalah:

1.      Menyesuaikan Minat Konsumen.

Agar mendapatkan efisiensi produksi yang luar biasa dan memaksimalkan pendapatan, Indofood harus dapat jeli melihat keinginan konsumen sebaik mungkin diwaktu yang akan datang. Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapatmenganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yangterjadi dalam minat konsumen dan kemudian merespon secara efektif. “Sebagai contoh, kita dapat menganalisis informasi rasa apa saja yang paling laristerjual di kota Sukabumi atau rasa apa saja yang tidak laku di Sibolga, sehingga kita dapat mengirimkan jenis rasa mie instant yang tepat ditempat yang dituju, sehingga akan meningkatkan potensi penjualan. SAP memberikan informasi yang mendetail dengan sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan bisnis yang vital,” kata Gunawan. Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP APO, dimana ia akan memberikan informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, berapa jumlahnya dan dipabrik mana akan diproduksi.

2.      Distribusi Informasi

Sedangkan data yang disediakan oleh SAP R/3 sistem dan SAP APO sangat penting untuk perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di bagian operasional, manajemen menengah dan tim eksekutif tidak perlu data transaksi yang mentah. Gunawan mengatakan, “Yang mereka butuhkan adalah informasi mengena ikeseluruhan performa bisnis, arus kas, dan beberapa hal detail operasional. Untuk meningkatkan akurasi maupun ringkasan manajemen yang tepat waktu, kamimengimplementasikan SAP BW pada bulan Juli 2003 Aplikasi tersebut dapat memberikan informasi yang sangat mendetail, seperti pencacahan berapa pak sebenarnya Indomie rasa kari ayam yang terjual di suatu area selama periode tertentu.

3.      Integrasi Sistem Hilir

Dengan sistem ERP kelas dunia, Indofood telah memulai untuk perencanaan ke depan, bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya.“Salah satu tujuan bisnis kami saat ini adalah untuk mengelompokkan pelanggan-pelangan kami dengan lebih akurat, kemudian melayani setiap kelompok sesuai minatnya masing-masing.” kata Gunawan. “Kami akan bekerja lebih erat dengan para distributor hingga pengecer. Ini akan memungkinkan kami kami untuk meningkatkan perencanaan kapasitas dan membantu kami meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya. Beberapa distributor Indofood, seperti Indomarco, juga dalam proses pengembangansistem ERP mereka, dan dapat memperpanjang kepada pengecer mereka. Rencananya adalah untuk mengintegrasikan sistem antara mitra perusahaan supaya memuluskan proses e-commerce. Sudah jelas, bahwa platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan.untuk mendukung integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasitermasuk warisan sistem dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP.

4.      Pengarsipan Dokumen

Akhirnya Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, dengan menggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP. Software ini bertindak sebagai pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi, mengintegrasikan dokumen SAP dan non-SAP ke arsip tunggal untuk memaksimalkan efisiensi sistem dan mengurangi biaya administrasi.
“Dengan menggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP, kita mampu mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen kami, sementara tetapmempertahankan kemampuan untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan”, Gunawan menyimpulkan.

BAB IV

PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.      Penerapan manajemen sistem informasi di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk membawa manfaat sebagai penunjang keberhasilan perusahaan dalam rangka efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan.

2.      Memberikan informasi yang lebih akurat sehingga perusahaan PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk bisa membidik target pasar yang tepat sasaran.

3.      Bisa mengkoreksi kelemahan-kelemahan sistem yang ada di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk sehingga bisa dilakukan perbaikan demi kemajuan perusahaan .

4.      Memberikan nilai yang inovatif dan kreatif dalam menciptakan produk baru dan tentu saja akan menumbuhkan minat konsumen dalam membeli produk-produk terbaru dari PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk.

B.     Saran

1.      Perlu adanya upaya perbaikan pada kelemahan-kelemahan sistem baik internal maupun eksternal perusahaan di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk sehingga perusahaan mengoptimalkan produk yang sesuai kondisi pasar yang lebih inovatif dan kreatif.

2.      Penyediaan tenaga-tenaga terlatih untuk mendukung implementasi penerapan manajemen sistem informasi di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk sehingga lebih berdaya guna, efisien serta hemat biaya

3.      Perlu adanya upaya perluasan pasar yang diiringi dengan peningkatan baik kualitas maupun kuantitas produk oleh PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk

Daftar Pustaka

Alter, S. 2006. The Work System Method: Connecting People, Processes, and IT for Business Results. Works System Press, California.

Angus, R. B [et.al]. 1997, Planning-Performing and Controlling Projects, 2nd edition, Prentice Hall Inc, New Jersey.

Barrie, D. S. and Paul Son, R. C. 1984. Professional Construction Management, 2nd edition. McGraw Hill Inc, New York.

Degoff, R. A and Friedman, H. A. 1985, Construction Management, John Wiley & Sons, New York.

Handoko, T. Hani. 1999. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. BPFE, Yogyakarta

Ivancevich, J. M., and Matteson, M. T, 1987. Organizational Rehavior and Management, Business Publications Inc, Texas

Mc Leod R & Schell GP. 2008. Manajemen Sistem Informasi, Edisi 10, Terjemahan, Jakarta: Salemba Empat

O’Brien, J A. 2003. Introduction To Information Systems: Essentials for the, e-business enterprise. McGraw-Hill, Boston, MA

O’Brien, James A dan Marakas, George M. 2008. Management Information System. McGraw-Hill, Boston, MA. Copyright 2008

Terry, George. R. 1991. Prinsip-Prinsip Manajemen. Bumi Aksara, Jakarta

http://sisfoku.blogspot.com/2014/03/cerita-keberhasilan-implementasi erp_12.html

http://kejutan-popmie2014.blogspot.com/p/blog-page_