BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
belakang
Menurut
James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya
anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen
adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh garis (line)
mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan
pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi
masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa
Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil
akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan
catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam proses manajemen,
sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila
dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses
kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari.
Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan
dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan
menerapkanfungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan
organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan
kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti
bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff
yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh,
dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang
berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen
Kantor
Manajemen Kantor adalah
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
Manajemen Kantor adalah
seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah
organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi
proses pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu
jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas,
manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari
ilmu dan aktivitas lainnya.[1]
B. Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan administrasi
perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
1) Menerapkan dan
mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi
dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2)
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi
untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3)
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk
merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi
tanggungjawabnya.[2]
4)
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola
surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok
lembaga.
5)
Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi
sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6)
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola
administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.
C. Ruang Lingkup Kajiannya
Pekerjaan kantor
memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa
suatu kantor berjalan lancar.
Dalam menempatkan pegawai
di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan
kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan manajemen
perkantoran tersebut?.
Menurut Charles
O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang
perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan
mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat
pelaksana.
1 Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari
bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk
perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya
berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi
menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk
pekerjaan yang lebih kecil.[3]
2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah
proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat
dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut.
Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi
memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat
disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.
3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
Dalam suatu kantor,
manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan
seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan
dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga
kerja.
Kepegawaian perkantoran
mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai,
promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai,
pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan
pengaduan pegawai/karyawan.
4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and
Equipment
Perabotan dan
perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu
kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan
arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang,
pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak,
perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and
Machines)
Peralatan dan mesin
kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai
lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai,
namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.
Peralatan dan mesin
kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung,
perlengkapan mengirim surat.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor
merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa
adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan
yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor
mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.[4]
Perbekalan kantor dan
keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat,
formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan
evaluasi untuk membuat perbekalan baru.
7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup
manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey
perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan
rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik
(statistical analysis).
8. Warkat (Records)
Warkat merupakan
catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan
membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup
kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey,
pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat
pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu
organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi
perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran,
pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian
tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi
perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban
dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi
penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi
perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang
menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan
organisasi.
B. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin
ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi
dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting
dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup
di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi
terus lebih ba
DAFTAR PUSTAKA
Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor.
Jakarta.
Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi.
Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.
Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran
untuk Manajemen. Bandung : Sinar Baru.
Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapusSANGAT MEMBANTU PAK
BalasHapus